¿Qué debe contener una factura para ser válida y que podamos desgravarla?

Casi todos nosotros manejamos facturas a diario. Las expedimos o las recibimos para posteriormente contabilizarlas y pagarlas. Es por tanto muy conveniente saber tanto confeccionarlas como revisarlas, y detectar si contienen algún error que pudiera perjudicarnos a la hora de registrarlas o de desgravarse los impuestos.

Hace algunos meses, en esta misma página, publicamos algunos pasos básicos para hacer una factura correctamente, y ahora repasaremos el proceso a la inversa, pues lo mismo que tenemos que incluir cuando generamos el documento, debe estar en las facturas que nos expiden a nosotros.

Cuáles son los datos necesarios para una factura

A menudo nos encontramos con facturas de proveedores erróneas. Se trata de facturas que no podemos contabilizar porque no comprenden los datos mínimos para ello, y si Hacienda la localiza en una posterior revisión es posible que no nos permita deducir el IVA soportado en la operación.

Cuando reciba la factura de un proveedor, compruebe siempre que esté bien confeccionada y que cumpla con todos los requisitos formales exigidos por la ley. Estos son:

Número de factura

Fecha de expedición

Datos de vendedor y comprador: denominación social, NIF y domicilio fiscal de cada uno.

Descripción de la operación (concepto de venta o servicio).

Tipo impositivo (%IVA) o exención del mismo.

IRPF, cuando proceda.

Base imponible (precio).

Importe total de la operación.

Desgravar el IVA

No obstante, si ya se ha deducido el IVA de una factura en la que el CIF es erróneo y Hacienda le discute dicha deducción, actúe con rapidez. Reclame a su proveedor la factura rectificativa y preséntela al inspector antes de que finalice el procedimiento de comprobación.

En este sentido hay jurisprudencia, pues en un caso similar, el Tribunal Europeo, ha considerado que la rectificación de los defectos formales de una factura tiene efectos retroactivos, por lo que el derecho a su deducción existe desde la fecha en que se produjo la operación.

Puede pasar, aun así, que el inspector continúe regularizando el IVA inicialmente deducido, alegando que usted sólo lo puede deducir a partir de ahora (que es cuando dispone de la factura completa). O aún peor, quizá usted no pueda aportar la factura rectificativa (porque el proveedor no se la hace llegar o porque ha desaparecido). En ese caso, defienda igualmente su derecho a deducir el IVA desde el momento inicial, pues le amparan razones legales. Veamos por qué:

No admitir el derecho a la deducción desde el inicio ataca al principio de neutralidad,  según el cual el IVA no debe ser un mayor coste para el empresario.

Y además, si mediante otros documentos (como albaranes, contratos, etc.) se puede justificar la “materialidad” de la operación, el simple incumplimiento formal no puede ser causa suficiente para negar la deducción del IVA.

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