Qué debe contener una factura para ser válida y poder deducir gastos
Todo ciudadano, antes o después, recibe una factura que debe abonar. Y muchos otros emiten las suyas propias para facturar y cobrar su trabajo. Un documento contable que no se hace a la ligera, y tiene perfectamente regulada toda la información que debe contener para ser válido y legal. Veamos cuáles son los datos que deben figurar en una factura válida para deducir gastos.
¿Qué datos obligatorios debe incluir una factura para ser válida ante Hacienda?
Las facturas deben incluir toda una serie de datos que son necesarios para que Hacienda la valide y nos permita deducirla. Y sin embargo, no es infrecuente encontramos con facturas de proveedores incompletas o erróneas. Unas facturas que no podemos contabilizar porque no comprenden los datos mínimos para ello. De modo que si Hacienda la detecta en una posterior revisión, lo más probable es que no permita la deducción del IVA soportado en la operación.
Por eso es importante revisar bien las facturas que recibimos y contabilizamos. Para comprobar que contienen toda la información exigida por la ley. Los datos que deben figurar obligatoriamente son:
Número de factura
Fecha de expedición
Datos de vendedor y comprador: denominación social, NIF y domicilio fiscal de cada uno.
Descripción de la operación (concepto de venta o servicio).
Tipo impositivo (%IVA) o exención del mismo.
IRPF, cuando proceda.
Base imponible (precio).
Importe total de la operación.
Diferencias entre factura completa, simplificada y ticket
La factura completa es la que necesita toda empresa o autónomo para poder deducirse el IVA e IRPF. En ella debe aparecer la información fiscal de ambas partes, y un desglose detallado de los impuestos, la base imponible, la fecha de la operación y el número de factura.
En cambio, en la factura simplificada solo se identifica al emisor. No hay datos del receptor por defecto, aunque éste puede solicitarlos en el momento de realizarse la operación. Este modelo se utiliza en transacciones de importes reducidos. Es la denominación actual de lo que solía llamarse ticket, y en realidad sirve para poco más que para acreditar la compra en un comercio concreto. No sirve para deducciones fiscales complejas, aunque en ocasiones pueda intentarse si también contiene los datos del receptor.
Qué errores pueden invalidar una factura para deducir gastos
Los errores que invalidan una factura para desgravar gastos tienen que ver con la falta de información o información errónea. Si no están todos los datos obligatorios (NIF, nombre, domicilio) o hay equivocaciones en importes o impuestos la factura quedará invalidada. Y tampoco podrán deducirse los gastos si la numeración del documento no es correlativa con la del resto de facturas realizadas por el emisor.
Qué gastos se pueden deducir con una factura válida
Los gastos deducibles pueden ser por la compra de materiales, alquiler de oficina, suministros (agua/luz), servicios profesionales (asesoría), marketing, transportes, viajes y seguros. Pero siempre deben estar vinculados a la actividad económica del emisor, registrados contablemente y ser necesarios para generar ingresos con el desarrollo de la actividad profesional.
Preguntas frecuentes sobre una factura válida para deducir gastos
¿Un ticket sirve para deducir gastos?
Los tickets, o facturas simplificadas, solo sirven para justificar gastos. No se pueden deducir las cantidades que reflejan porque carecen de información obligatoria del cliente, entre otros datos necesarios.
¿Qué pasa si una factura tiene errores?
Si una factura contiene errores no debe contabilizarse, y éstos deben subsanarse. Con errores no pueden deducirse los gastos reflejados en la factura.
¿Cuánto tiempo hay que guardar una factura?
Los plazos obligatorios establecidos para conservar una factura dependen del motivo por el cual hay que guardarla. Por motivos fiscales, la Ley General Tributaria exige guardar facturas durante 4 años. En cambio, el Código de Comercio exige conservarlas 6 años por razones mercantiles.
Por otro lado, a los particulares se les recomienda guardar facturas de compras o servicios durante al menos 3 años debido a los plazos de garantía.
¿Las facturas electrónicas son válidas para deducir?
Las facturas electrónicas son a todos los efectos iguales que las de papel, y tienen plena validez legal y fiscal para deducir gastos e impuestos.
¿Puedo deducir sin factura?
Sin la factura correspondiente y perfectamente expedida, poseedora de toda la información exigida, no se pueden deducir los gastos.
