Cómo cerrar una empresa o cesar la actividad económica en España

Disolver, liquidar o cerrar una empresa, o cesar la actividad en el caso del autónomo, en España implica un proceso estructurado que requiere cumplir con obligaciones legales, fiscales y administrativas para evitar sanciones o deudas futuras.

Antes de centrarnos en la cuestión, es importante tener en cuenta unas acciones iniciales:

Revisión financiera: asegúrate de que la empresa o actividad no tenga deudas pendientes con Hacienda, Seguridad Social, proveedores o acreedores. De existir, puedes negociar planes de pago fraccionados.
Comunicación: informa a socios, empleados y clientes sobre la decisión de cierre, respetando plazos legales.
Asesoramiento profesional: contrata un gestor o abogado especializado para garantizar que el proceso cumpla con la normativa vigente.

Cese de actividad para autónomos

Si eres autónomo, el proceso es más sencillo que cerrar una sociedad, pero requiere cumplir con varias formalidades.

Baja en la Seguridad Social: solicita la baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) dentro de los 6 días naturales posteriores al cese de la actividad. Esto se hace mediante el modelo TA.0521, presentado telemáticamente o en una oficina de la Seguridad Social. La baja implica que dejarás de pagar la cuota de autónomo.
Baja en Hacienda: presenta el modelo 036 o 037 (Censo de Empresarios) en la Agencia Tributaria para comunicar el cese de actividad, también en un plazo de 6 días. Esto notifica que ya no realizarás actividades económicas sujetas a IVA o IRPF.
Liquidación de impuestos: presenta la declaración trimestral de IVA (modelo 303) correspondiente al último trimestre de actividad, incluyendo cualquier ingreso o gasto hasta la fecha de cese. También deberás presentar el resumen anual (modelo 390)

Cerrar una sociedad limitada (SL) o anónima (SA)

Es más complejo, ya que implica disolver la entidad legal y liquidar sus activos.

Acuerdo de disolución: convoca una Junta General Extraordinaria para aprobar la disolución, con la mayoría requerida según los estatutos (normalmente, mayoría simple o cualificada). Redacta un acta que refleje esta decisión.
Nombramiento de liquidadores: designa liquidadores (normalmente los socios o administradores) para gestionar el proceso de liquidación.
Inscripción en el Registro Mercantil: presenta el acta de disolución y el nombramiento de liquidadores en el Registro Mercantil dentro de 1 mes desde la junta. Esto implica pagar tasas registrales (unos 40-100 €, según la provincia).
Fase de liquidación:
• Inventario y balance: elabora un inventario de activos y pasivos, y un balance final de liquidación. Los liquidadores deben pagar a los acreedores (proveedores, bancos, etc.) y, si hay sobrante, distribuirlo entre los socios. Liquidación fiscal: presenta el modelo 200 (Impuesto de Sociedades) y el modelo 202 (pagos fraccionados) hasta la fecha de disolución. También liquida el IVA (modelo 303) y otros impuestos aplicables.
Baja en Hacienda y Seguridad Social: comunica la disolución mediante el modelo 036 y solicita la baja en la Seguridad Social para cualquier empleado o administrador.
Escritura pública de extinción: una vez liquidados los activos y deudas, acude a un notario para firmar la escritura de extinción (coste aproximado: 300-600 €). Inscribe esta escritura en el Registro Mercantil para formalizar la desaparición de la sociedad.
Cancelación de registros: cancela la inscripción en el Registro Mercantil y comunica la extinción a Hacienda y Seguridad Social.

Obligaciones comunes a autónomos y sociedades

Deudas pendientes: liquida todas las deudas con Hacienda, Seguridad Social, proveedores y otros acreedores. Si no puedes pagar, considera un concurso de acreedores (procedimiento más complejo, pero que puede evitar responsabilidades personales en algunos casos).
Facturas y registros: conserva facturas, contratos y documentos contables durante 4 años (plazo de prescripción fiscal) para posibles inspecciones.
Empleados: si tienes trabajadores, notifícales el despido con 15 días de preaviso (o según convenio) y liquida las indemnizaciones correspondientes. Presenta las bajas en la Seguridad Social y entrega los certificados de empresa.
Contratos y licencias: cancela contratos de alquiler, servicios (luz, agua, internet) y licencias municipales o sectoriales.

Consideraciones finales

Plazos y sanciones: cumplir con los plazos es crucial para evitar multas. Por ejemplo, no dar de baja en la Seguridad Social a tiempo puede generar recargos por cuotas no pagadas.
Costes asociados: para autónomos, los costes son mínimos (principalmente trámites telemáticos gratuitos). Para sociedades, espera gastos notariales, registrales y de gestoría (aproximadamente 1.000-2.000 €, dependiendo del caso).
Asesoramiento: un gestor o abogado especializado puede ahorrarte tiempo y errores, especialmente en el caso de sociedades, donde los trámites son más complejos.